Usa un registro de movimientos, no una cifra sobrescrita
Un inventario de restaurante en Excel debe explicar por qué cambió la existencia. Separa saldo inicial, movimientos, saldo esperado y conteo físico final. Si alguien cambia directamente “queso: 12” por “queso: 10”, se pierde la compra, consumo de receta y merma que explican la diferencia.
El ejemplo usa un periodo de conteo, dos ubicaciones, queso en kilogramos y bebidas embotelladas por unidad. Es un diseño ilustrativo, no resultados de un restaurante ni recomendación de porciones. Mantén una unidad base por SKU y un saldo inicial por ubicación. Para el proceso que sostiene la hoja, consulta la guía de control de inventario.
Crea la hoja Articulos
Crea un libro con hojas llamadas Articulos y Movimientos, exactamente así, sin acentos. Copia el bloque separado por tabulaciones en A1 de Articulos. Cada tabulación debe crear una columna; si todo queda en una sola, usa Texto en columnas con delimitador de tabulación. Guarda el libro como .xlsx.
Ubicacion SKU Articulo Unidad Inicial Contado Esperado Diferencia
MAIN CHEESE Queso kg 12 10
PREP CHEESE Queso kg 5 4
MAIN BOTTLE Bebida embotellada unidad 24 16 Los conteos son observaciones al cierre, no fórmulas. Deja Esperado y Diferencia vacíos hasta agregar las fórmulas siguientes. MAIN y PREP son códigos de ubicación; CHEESE y BOTTLE son identificadores del artículo, no nombres que cambien al editar una etiqueta.
Registra movimientos en unidades base
Pega este bloque en A1 de Movimientos. Entrada y Salida siempre son cantidades positivas; la columna determina la dirección. Cada fila tiene ID único, motivo, referencia y responsable.
ID Fecha Ubicacion SKU Tipo Entrada Salida Referencia Responsable
M01 2026-10-21 MAIN CHEESE COMPRA 8 0 PO01 Ana
M02 2026-10-21 PREP CHEESE TRASLADO_SALIDA 0 2 T01 Ana
M03 2026-10-21 MAIN CHEESE TRASLADO_ENTRADA 2 0 T01 Ana
M04 2026-10-21 MAIN CHEESE TRASLADO_SALIDA 0 1 T02 Luis
M05 2026-10-21 PREP CHEESE TRASLADO_ENTRADA 1 0 T02 Luis
M06 2026-10-21 MAIN CHEESE CONSUMO_RECETA 0 10 SALES01 Luis
M07 2026-10-21 MAIN CHEESE MERMA 0 0,5 WASTE01 Luis
M08 2026-10-21 MAIN BOTTLE COMPRA 12 0 PO02 Ana
M09 2026-10-21 MAIN BOTTLE VENTA 0 20 SALES02 LuisEl traslado de 2 kg tiene una salida y una entrada con referencia T01. El traslado inverso de 1 kg usa T02. Registra la recepción por cantidad aceptada, no automáticamente por factura. Si compras en cajas, convierte a kilogramos antes de capturar. No mezcles gramos, kilos y cajas en la misma columna.
Calcula existencia esperada y diferencia
En Articulos!G2, escribe:
=E2+SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$F$2:$F$2000;Movimientos!$C$2:$C$2000;$A2;Movimientos!$D$2:$D$2000;$B2)-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$G$2:$G$2000;Movimientos!$C$2:$C$2000;$A2;Movimientos!$D$2:$D$2000;$B2)En Articulos!H2, escribe:
=F2-G2Extiende G2:H2 hasta la fila 4. Los criterios comparan ubicación y SKU, de modo que el queso de PREP no se sume a MAIN. La referencia de SUMAR.SI.CONJUNTO de Microsoft explica la sintaxis de varios criterios.
El ejemplo debe devolver 10,5 kg, 4 kg y 16 unidades en G2:G4. Las diferencias son −0,5 kg, 0 kg y 0 unidades. Para queso en MAIN, comprueba por separado: 12 + 8 + 2 − 1 − 10 − 0,5 = 10,5. El conteo físico de 10 deja un faltante de 0,5 kg todavía sin explicar.
Esta versión cubre filas 2–2000 y un periodo. Amplía todos los rangos juntos antes de superar el límite. Si combinas periodos, agrega criterios de fecha y define la apertura; de lo contrario volverás a sumar movimientos históricos.
Mantén la hoja confiable después del primer conteo
Protege las fórmulas y permite editar solo columnas de entrada. Usa listas fijas de ubicación y SKU, rechaza cantidades negativas y señala ID de movimiento duplicados. Si después filtras por periodo, la fecha debe ser una fecha real. Confirma separadores decimales y de argumentos de tu Excel; una cantidad guardada como texto puede quedar fuera de una suma.
Cuenta con una hora de corte definida. Recuenta diferencias inusuales y revisa recepción, pares de traslado, consumo y merma antes de aprobar ajustes. Registra la corrección como movimiento trazable con motivo, sin sobrescribir el historial para forzar diferencia cero.
Un platillo preparado y reembolsado puede haber consumido ingredientes. Registra por separado reversión de dinero y devolución física de stock. La línea de consumo de 10 kg ya debe incluir las cantidades de receta que restarás; no vuelvas a descontar a la vez platillos terminados e ingredientes.
Usa Excel para control y otra regla para disponibilidad online
Un libro ayuda a un equipo pequeño a establecer unidades, movimientos y disciplina de conteo. Se vuelve frágil con ediciones simultáneas entre sucursales, cambios frecuentes de recetas o aprobaciones de compras y merma. Entonces evalúa un sistema de inventario con los mismos ejemplos de registro y excepciones, en lugar de abandonar las reglas que la hoja hizo explícitas.
Los controles de disponibilidad de Ordering.co gestionan stock de productos y qué puede pedir el cliente. Recetas de ingredientes, compras, costeo y fórmulas de este libro son otra capa. No supongas que vender un artículo descuenta automáticamente todos sus ingredientes desde tu Excel.
Define qué sistema controla cada cifra y cómo un conteo aprobado cambia la disponibilidad de venta. Un proceso trazable vale más que un saldo que se actualiza rápido pero nadie puede explicar.