--- title: "Inventario en Excel para restaurantes" description: "Crea tu inventario en Excel con unidades base, transferencias, compras, consumo, merma, conteos físicos y fórmulas de saldo comprobables." canonical: https://www.ordering.co/es/blog/restaurant-inventory-excel/ lang: es --- # Inventario de restaurante en Excel: movimientos y saldos comprobables Crea tu inventario en Excel con unidades base, transferencias, compras, consumo, merma, conteos físicos y fórmulas de saldo comprobables. 4 min de lectura· Ordering.co· Guías ## Usa un registro de movimientos, no una cifra sobrescrita Un inventario de restaurante en Excel debe explicar por qué cambió la existencia. Separa saldo inicial, movimientos, saldo esperado y conteo físico final. Si alguien cambia directamente “queso: 12” por “queso: 10”, se pierde la compra, consumo de receta y merma que explican la diferencia. El ejemplo usa un periodo de conteo, dos ubicaciones, queso en kilogramos y bebidas embotelladas por unidad. Es un diseño ilustrativo, no resultados de un restaurante ni recomendación de porciones. Mantén una unidad base por SKU y un saldo inicial por ubicación. Para el proceso que sostiene la hoja, consulta la [guía de control de inventario](https://www.ordering.co/es/blog/restaurant-inventory-control/). ## Crea la hoja Articulos Crea un libro con hojas llamadas **Articulos** y **Movimientos**, exactamente así, sin acentos. Copia el bloque separado por tabulaciones en A1 de Articulos. Cada tabulación debe crear una columna; si todo queda en una sola, usa Texto en columnas con delimitador de tabulación. Guarda el libro como .xlsx. ``` Ubicacion SKU Articulo Unidad Inicial Contado Esperado Diferencia MAIN CHEESE Queso kg 12 10 PREP CHEESE Queso kg 5 4 MAIN BOTTLE Bebida embotellada unidad 24 16 ``` Los conteos son observaciones al cierre, no fórmulas. Deja Esperado y Diferencia vacíos hasta agregar las fórmulas siguientes. MAIN y PREP son códigos de ubicación; CHEESE y BOTTLE son identificadores del artículo, no nombres que cambien al editar una etiqueta. ## Registra movimientos en unidades base Pega este bloque en A1 de Movimientos. Entrada y Salida siempre son cantidades positivas; la columna determina la dirección. Cada fila tiene ID único, motivo, referencia y responsable. ``` ID Fecha Ubicacion SKU Tipo Entrada Salida Referencia Responsable M01 2026-10-21 MAIN CHEESE COMPRA 8 0 PO01 Ana M02 2026-10-21 PREP CHEESE TRASLADO_SALIDA 0 2 T01 Ana M03 2026-10-21 MAIN CHEESE TRASLADO_ENTRADA 2 0 T01 Ana M04 2026-10-21 MAIN CHEESE TRASLADO_SALIDA 0 1 T02 Luis M05 2026-10-21 PREP CHEESE TRASLADO_ENTRADA 1 0 T02 Luis M06 2026-10-21 MAIN CHEESE CONSUMO_RECETA 0 10 SALES01 Luis M07 2026-10-21 MAIN CHEESE MERMA 0 0,5 WASTE01 Luis M08 2026-10-21 MAIN BOTTLE COMPRA 12 0 PO02 Ana M09 2026-10-21 MAIN BOTTLE VENTA 0 20 SALES02 Luis ``` El traslado de 2 kg tiene una salida y una entrada con referencia T01. El traslado inverso de 1 kg usa T02. Registra la recepción por cantidad aceptada, no automáticamente por factura. Si compras en cajas, convierte a kilogramos antes de capturar. No mezcles gramos, kilos y cajas en la misma columna. ## Calcula existencia esperada y diferencia En **Articulos!G2**, escribe: ``` =E2+SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$F$2:$F$2000;Movimientos!$C$2:$C$2000;$A2;Movimientos!$D$2:$D$2000;$B2)-SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!$G$2:$G$2000;Movimientos!$C$2:$C$2000;$A2;Movimientos!$D$2:$D$2000;$B2) ``` En **Articulos!H2**, escribe: ``` =F2-G2 ``` Extiende G2:H2 hasta la fila 4. Los criterios comparan ubicación y SKU, de modo que el queso de PREP no se sume a MAIN. La [referencia de SUMAR.SI.CONJUNTO de Microsoft](https://support.microsoft.com/es-es/excel/functions/sumifs-function) explica la sintaxis de varios criterios. El ejemplo debe devolver **10,5 kg, 4 kg y 16 unidades** en G2:G4. Las diferencias son **−0,5 kg, 0 kg y 0 unidades**. Para queso en MAIN, comprueba por separado: **12 + 8 + 2 − 1 − 10 − 0,5 = 10,5**. El conteo físico de 10 deja un faltante de 0,5 kg todavía sin explicar. Esta versión cubre filas 2–2000 y un periodo. Amplía todos los rangos juntos antes de superar el límite. Si combinas periodos, agrega criterios de fecha y define la apertura; de lo contrario volverás a sumar movimientos históricos. ## Mantén la hoja confiable después del primer conteo Protege las fórmulas y permite editar solo columnas de entrada. Usa listas fijas de ubicación y SKU, rechaza cantidades negativas y señala ID de movimiento duplicados. Si después filtras por periodo, la fecha debe ser una fecha real. Confirma separadores decimales y de argumentos de tu Excel; una cantidad guardada como texto puede quedar fuera de una suma. Cuenta con una hora de corte definida. Recuenta diferencias inusuales y revisa recepción, pares de traslado, consumo y merma antes de aprobar ajustes. Registra la corrección como movimiento trazable con motivo, sin sobrescribir el historial para forzar diferencia cero. Un platillo preparado y reembolsado puede haber consumido ingredientes. Registra por separado reversión de dinero y devolución física de stock. La línea de consumo de 10 kg ya debe incluir las cantidades de receta que restarás; no vuelvas a descontar a la vez platillos terminados e ingredientes. ## Usa Excel para control y otra regla para disponibilidad online Un libro ayuda a un equipo pequeño a establecer unidades, movimientos y disciplina de conteo. Se vuelve frágil con ediciones simultáneas entre sucursales, cambios frecuentes de recetas o aprobaciones de compras y merma. Entonces evalúa un sistema de inventario con los mismos ejemplos de registro y excepciones, en lugar de abandonar las reglas que la hoja hizo explícitas. Los [controles de disponibilidad de Ordering.co](https://www.ordering.co/es/features/service-availability-controls/) gestionan stock de productos y qué puede pedir el cliente. Recetas de ingredientes, compras, costeo y fórmulas de este libro son otra capa. No supongas que vender un artículo descuenta automáticamente todos sus ingredientes desde tu Excel. Define qué sistema controla cada cifra y cómo un conteo aprobado cambia la disponibilidad de venta. Un proceso trazable vale más que un saldo que se actualiza rápido pero nadie puede explicar. ## Sigue leyendo. - ## [Control de inventario de restaurante: productos, recetas y POS](https://www.ordering.co/es/blog/restaurant-inventory-control/) Organiza existencias desde la recepción hasta las ventas, mermas y conteos, separando productos vendibles de ingredientes por receta. - ## [Software para bares: cuentas abiertas, rondas, inventario y coste real](https://www.ordering.co/es/blog/bar-management-software/) Evalúa software para bares con cuentas abiertas, rondas, cobro e inventario; compara modelos gratuitos, código abierto y suscripción con un turno real. - ## [Cómo crear una página web de restaurante gratis y conocer sus límites](https://www.ordering.co/es/blog/free-restaurant-website/) Publica menú, horarios, ubicación y una vía real de pedido; separa los costos del sitio de los de cobrar, preparar y entregar. ## Míralo funcionando con tu propio menú. La forma más corta de entender todo esto es ver cómo un pedido pasa de tu tienda en línea a la sucursal y de ahí al repartidor, en tus propias sucursales. [Agenda una demo](https://www.ordering.co/es/contact/?meeting=demo#book)[Ve una demo en vivo](https://www.ordering.co/es/demo/)